Как обозначается диспансеризация в табеле учета рабочего времени

Обновлено: 04.07.2024

К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.

Как табелировать дни диспансеризации работников?

12.10.2021

Какие отметки (коды) ставить в табеле учета рабочего времени за дни прохождения работниками диспансеризации, предоставляемые в соответствии со ст. 185.1 Трудового кодекса РФ?

Если Вы продолжаете пользоваться «госкомстатовской» формой табеля (Т-12 или Т-13), либо своей формой, аналогичной вышеуказанным, то из "готового" перечня табельных отметок, предусмотренных Госкомстатом, не подходит ни одно обозначение. Диспансеризация - это не период временной нетрудоспособности, это не исполнение общественных обязанностей. «Более-менее» для данного случая подходят дополнительные выходные дни (оплачиваемые) с кодом ОВ (цифровой - 27). Однако статья 185.1 ТК РФ не оперирует понятием выходной день. В статье говорится не о выходном дне, а об «освобождении от работы … с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка». Поэтому во избежание путаницы рекомендуем утвердить для данного случая собственный код.

Напомним, что согласно п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета…».

Коды (отметки) для табеля утверждает также работодатель.

Читайте публикацию: «Как ввести новый код в табель учета рабочего времени?» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»

В ответах специалистов портала Роструда можно встретить аналогичную точку зрения:

«…Вы вправе самостоятельно установить формы первичных учетных документов, в том числе табель учета рабочего времени. Если разработаны собственные формы, внесите в них дополнение. Если используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате, то утвердите форму с учетом нового кода. Например, для отражения в табеле дня (дней) для диспансеризации можно использовать буквенный код «Д» и цифровой «40»…» (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос № 106127 от 04.02.2019).

Книги «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель» в электронном виде доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик» в разделе «Книжная полка». Подписчикам также доступны другие книги, большая справочная база по кадрам и другие ресурсы ИКС.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В октябре 2020 г. работник представил вместе с больничным листом справку о том, что он после закрытия больничного находился на карантине (находился дома), например, с 15.10.2020 по 20.10.2020 до получения результата анализа на COVID-19. В организации используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Как оформить и оплатить эти дни? Возможно ли оформить отпуск без сохранения заработной платы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Обязанность работодателя оплачивать время, когда работник не выполнял свои трудовые обязанности в связи с тем, что находился дома и ждал результатов анализа на коронавирус, законом не установлена.
Оформлять каким-либо специальным образом период отсутствия работников на работе в таком случае не нужно. Единственное, что необходимо сделать, это проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени (на наш взгляд, целесообразно проставить самостоятельно утвержденный работодателем код отсутствия по уважительной причине (например, "ОУП" (отсутствие на работе по уважительной причине)).

Обоснование вывода:
Право работника на получение заработной платы закреплено частью первой ст. 21 ТК РФ. Данному праву работника корреспондирует обязанность работодателя выплачивать работникам в полном размере причитающуюся им заработную плату, под которой понимается вознаграждение за труд (часть вторая ст. 22, ст. 129 ТК РФ). Кроме того, работодатель обязан предоставить работнику некоторые гарантии, например, выплатить ему в случае временной нетрудоспособности соответствующее пособие (ст. 183 ТК РФ), сохранить за работником средний заработок во время прохождения медицинского осмотра (ст. 185 ТК РФ), диспансеризации (ст. 185.1 ТК РФ) и др. Однако для рассматриваемой нами ситуации, когда работник вынужден был отсутствовать на работе по причине самоизоляции, но листок нетрудоспособности не получил, обязанность работодателя как-либо оплачивать такой период из трудового законодательства не следует.
В соответствии с п. 3 части 1 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ) одним из случаев обеспечения застрахованного лица пособием по временной нетрудоспособности является карантин. Согласно части 6 ст. 6 Закона N 255-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности в случае карантина выплачивается застрахованному лицу, которое контактировало с инфекционным больным или у которого выявлено бактерионосительство, за все время его отстранения от работы в связи с карантином. Основанием для выплаты пособия по нетрудоспособности является листок нетрудоспособности, выданный в установленном законом порядке (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ). Соответственно, при отсутствии листка нетрудоспособности назначить пособие работнику работодатель не вправе (смотрите, например, определение Челябинского областного суда от 10.08.2015 N 11-9478/2015).
Если работнику листок нетрудоспособности за какой-либо период не выдан и он находился дома, ждал результатов анализа на коронавирус (что подтверждается медицинской справкой), то причины его отсутствия на рабочем месте в этот период, на наш взгляд, следует рассматривать как уважительные. Оформлять каким-либо специальным образом период отсутствия работников на работе в таком случае не нужно. Единственное, что необходимо сделать, это проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.
Напомним, согласно части третьей ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Время отсутствия работника на рабочем месте также должно быть зафиксировано в табеле учета рабочего времени. В рассматриваемой ситуации работодатель использует одну из унифицированных форм табеля учета рабочего времени, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. На титульном листе формы N Т-12 (далее - Табель) приведены условные обозначения отработанного и неотработанного времени. При этом, как следует из Указаний по заполнению этой формы, отметки в Табеле, в том числе о причинах неявок на работу, производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое и пр.). В день отсутствия работника на работе работодатель, если он не обладает подтверждающими причину отсутствия работника на работе документами, проставляет в табеле учета рабочего времени буквенный код "НН" (или цифровой "30"). После получения от работника листка нетрудоспособности работодатель меняет отметку. Для периода нетрудоспособности, за который назначается пособие, в Табеле предусмотрен код "Б" (или "19").
Если работник был временно нетрудоспособен без назначения пособия в предусмотренных законодательством случаях, в Табеле проставляется код "Т" (или "20"). Отметим, что в законе нет определения понятия "временная нетрудоспособность". Как правило, под временной нетрудоспособностью понимают временную невозможность работника исполнять трудовые обязанности, в частности, в связи с болезнью, травмой, необходимостью ухода за больным членом семьи или карантином. По смыслу норм Закона N 255-ФЗ не все дни, указанные в больничном, всегда оплачиваются работнику. Например, работнику не оплачиваются календарные дни, приходящиеся на периоды, указанные в ч. 1 ст. 9 Закона N 255-ФЗ, кроме того, для ряда случаев законом установлено максимальное число дней, за которые выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Продолжительность выплаты пособия в каждом случае определяется на основании правил, закрепленных в частях 1-7 ст. 6 Закона N 255-ФЗ. Также, например, работнику-совместителю листок нетрудоспособности может быть выдан только по основному месту работы, уважительность причины отсутствия работника на работе по совместительству в таком случае подтверждается путем предоставления копии листка нетрудоспособности, заверенной работодателем по основному месту работы, пособие совместителю в такой ситуации не назначается (смотрите п. 17 письма ФСС России от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956). Как видим, могут иметь место случаи, когда за дни нетрудоспособности не назначается пособие. На наш взгляд, для таких случаев в унифицированных табелях учета рабочего времени предусмотрен код "Т".
Как мы уже говорили выше, для карантина ограничение по числу оплачиваемых дней нетрудоспособности не установлено. Поскольку к 15 октября листок нетрудоспособности был уже закрыт, на наш взгляд, говорить о временной нетрудоспособности работника в период ожидания результатов анализов не совсем корректно. Полагаем, в такой ситуации для обозначения факта отсутствия работника на работе в табеле учета рабочего времени целесообразно проставить самостоятельно утвержденный работодателем код отсутствия по уважительной причине (например, "ОУП" (отсутствие на работе по уважительной причине) или "ОИ" (отсутствие на работе по причине изоляции)).
Требовать от работника оформления отпуска за свой счет работодатель не вправе (смотрите ответ Роструда). Инициатором отпуска без сохранения заработной платы может быть только работник. Во всех случаях для предоставления такого отпуска необходимо его письменное заявление (части первая и вторая ст. 128 ТК РФ). Заявление должно быть подано работодателю до начала отпуска, оформление отпуска без сохранения заработной платы задним числом не допускается (смотрите, например, ответ Роструда, размещенный на информационном портале "Онлайнинспекция.РФ").

2 ноября 2020 г.

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Расшифровка значений букв, связанных с нештатными ситуациями (НН, ОЗ, НВ, ОВ, ОЖ)

Часто используемые обозначения, перечисленные в предыдущем пункте, хорошо известны кадровым служащим и работникам бухгалтерии. Однако в организации случаются и нештатные ситуации, связанные с выходом/невыходом сотрудников на рабочие места, — и их тоже нужно помечать в табеле во избежание неразберихи.

Вот отдельные случаи:

«НН» — неявка по невыясненным причинам. Проставляется в табеле, если работодателю неизвестны причины, по которым работник не вышел на работу. Эта обозначение предполагает, что после выяснения причин оно может быть исправлено. Например, сотрудник не выходил на работу на протяжении недели, на телефонные звонки при этом не отвечал, связаться с ним другими способами не представлялось возможным. В табеле в это время проставляется «НН». Если через неделю работник появился и принес больничный, тогда «НН» может быть исправлено на «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия).
«ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, предусмотренный законодательством. Например, согласно нормам ст. 128 ТК РФ гражданам по их требованию обязаны предоставить до 5 рабочих дней в связи с регистрацией брака или смертью близких родственников. Если же речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, предоставляемом по разрешению работодателя, проставляется «ДО» (неоплачиваемый дополнительный отпуск).
«НВ» — дополнительные выходные без сохранения зарплаты. Подразумевается, что выходной день в этом случае предоставляется работнику по решению работодателя сверх выходных, которые закреплены в трудовом законодательстве (проще говоря, это отгул). Если же за такой дополнительный выходной еще и сохраняется зарплата (например, при предоставлении дополнительных выходных донорам), то проставляется «ОВ» (оплачиваемый дополнительный выходной).
«ОЖ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На протяжении всего времени декрета за сотрудником сохраняется рабочее место — значит, его фамилия проставляется в табеле, а напротив ставится соответствующая отметка.

Итак, различные буквенные обозначения, при помощи которых отображаются случаи явки/неявки сотрудника на рабочее место и их особенности, используются в табеле для удобства учета рабочего времени. Для проставления ряда обозначений лицу, ведущему табель, необходим документ, подтверждающий слова сотрудника. В большинстве компаний перечень используемых при этом обозначений, как и сама форма табеля, берется из постановления Госкомстата № 1.

Расшифровка часто применяемых обозначений

В унифицированной форме табеля Т-12 приведены условные обозначения, используемые и в ней, и в форме Т-13. Вот некоторые из них:

«Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
«Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
«РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111–112 ТК РФ);
«С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
«ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
«К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
«Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
«ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня или весь рабочий день (смену) вне зависимости от его (ее) продолжительности;
«В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2020 годах

По каким правилам расставляются буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Кроме утвержденных унифицированных форм в постановлении Госкомстата № 1 также присутствуют разъяснения по их заполнению, которыми можно воспользоваться при возникновении проблем с оформлением той или иной формы. Согласно этим разъяснениям, в табеле отмечается фактически отработанное/неотработанное каждым сотрудником организации время. Для этого напротив фамилии каждого работника проставляются определенные буквенные обозначения за каждый день месяца (учитываются в том числе выходные и праздничные дни), под которыми ставится количество часов (если можно или нужно сосчитать время, проведенное работником за работой).

При этом работодатель по своему усмотрению может выбрать любой из способов проставления отметок в табеле:

либо методом сплошной регистрации, когда отмечаются явки/неявки и все иные отклонения;
либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных, командировок и т. п.).

Метод регистрации только отклонений допустимо использовать, если продолжительность рабочего дня сотрудника постоянна и установлена в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Если же продолжительность смены работника — величина переменная, табель учета рабочего времени необходимо заполнять методом сплошной регистрации. Это позволит выявить возможные переработки.

Отмеченные в табеле отклонения от явки должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении в них данных делают соответствующий расчет зарплаты.

Для чего нужен табель, какая его форма чаще всего применяется

Необходимость табеля учета рабочего времени (далее — табель) обусловлена:

Требованиями Трудового кодекса РФ, ст. 91 которого обязывает работодателя вести учет фактически отработанного работниками времени.
Требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 , согласно которому все субъекты хозяйствования обязаны документально оформлять каждый факт своей хозяйственной жизни.
Удобством использования для контроля за соблюдением графика рабочего времени и расчета зарплаты.

Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.

Диспансеризация: изменения в ТК РФ

Часть пятую дополнили такой фразой: «Работники обязаны предоставлять работодателю справки медицинских организаций, подтверждающие прохождение ими диспансеризации в день (дни) освобождения от работы, если это предусмотрено локальным нормативным актом». Если раньше прохождение диспансеризации было добровольным желанием работника, то теперь работодатель обязан предоставить день на прохождение диспансеризации, а работник принести справку из медицинской организации.

В условиях пандемии данное дополнение становится особо актуальным, и у большинства людей есть потребность проверить состояние своего здоровья. Проявление заботы о работниках, в том числе и в рамках гарантированного законодательства положительно влияет на имидж компании, а у бухгалтера появляется задача правильно отобразить и оплатить этот день.

Для прохождения обязательной диспансеризации работникам предоставляются дополнительные выходные:

Для того, чтобы не создавать препятствий для работы организации, следует подготовить локальный нормативный акт, в котором устанавливается порядок предоставления выходных и определяются связанные с этим права и обязанности сотрудников и работодателя. В ТК РФ содержится только два обязательных требования: наличие письменного заявления сотрудника и необходимость согласования даты освобождения от работы сотрудником и работодателем.

Заявление работником подаётся в произвольной форме, с указанием даты освобождения от работы. Работодатель может отказать, назначив другую дату.

Оплачиваемый выходной день предоставляется на основании приказа руководителя. Законодательно не запрещено разбивать выходной на несколько частей общей продолжительностью не более одного или двух (для определённых категорий) рабочих дней. Это должно быть оговорено и согласовано в заявлении и утверждено в приказе.

Так как в перечне видов времени нет закреплённого обозначения для диспансеризации, его следует ввести самостоятельно и прописать в Учётной политике.

Обратите внимание, что теперь законодательно установлен порядок подтверждения сотрудником факта нахождения на обследовании во время дополнительного выходного. Значит, если сотрудник не предоставил подтверждения, то работодатель имеет право посчитать этот день как прогул. Если же сотрудник не успел пройти всех врачей или желает пройти дополнительное обследование, в соответствии с полученными рекомендациями, давать ещё один или несколько выходных работодатель уже не обязан.

Расчёт среднего заработка следует выполнить на основании Постановления Правительства 922 от 24.12.2007 года. В нём предусмотрено только два случая расчёта среднедневного заработка по календарным дням: ежегодный отпуск; компенсация за неиспользованные дни отпуска. В остальных ситуациях (в том числе за день диспансеризации) средний считается, исходя из фактически отработанного времени за предшествующие 12 месяцев. Начисленная за этот период заработная плата делится на количество выходов. В состав начислений включаются суммы из перечня в п. 2 пп. 922. Периоды и суммы, названные в п.5 пп. 922, в расчёт не берутся.

каждый работник имеет право на оплачиваемый выходной день для прохождения диспансеризации, в соответствии со своей возрастной категорией;
день для прохождения диспансеризации предоставляется на основании заявления работника и приказа руководителя;
обозначение дня диспансеризации в табеле учёта рабочего времени разрабатывается каждой организацией самостоятельно;
расчёт среднего заработка для оплаты выходного дня диспансеризации осуществляется, исходя из фактически отработанного времени за предшествующие 12 месяцев.

Регулярное прохождение диспансеризации позволяет в значительной степени уменьшить вероятность развития наиболее опасных заболеваний. Не стоит игнорировать заботу о своём здоровье. Ответственное отношение к себе, забота о состоянии здоровья, начиная с раннего возраста, позволяет сохранить качество жизни в долгосрочном периоде.

P.S. Если вам проще воспринимать информацию на слух, смотрите и слушайте ролик на эту тему на нашем канале в YouTube.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более двух лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Остались вопросы, связанные с расчетом заработной платы? Оставьте свои контакты, и наши специалисты свяжутся с вами:

Читайте также: