Business studio portal что это

Обновлено: 05.07.2024

После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, перед консультантами или специалистами компании встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия, ведь даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:

Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200.
При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.
Business Studio предлагает удобные варианты преодоления этих проблем с использованием Business Studio Portal или HTML-публикации.

Business Studio Portal

Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:

Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.

Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что помогает удобно искать нужную информацию.

Портал позволяет задавать в условиях поиска:

место расположения поискового запроса (везде, в теле документа, в названии элемента)
тип совпадения поискового запроса
справочники, в которых будет осуществляться поиск.

В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную доступную в соответствии с его правами в системе информацию.

Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации Business Studio PORTAL предоставляет дополнительные возможности:

Сбор и контроль значений показателей бизнес-процессов
Сбор и анализ предложений сотрудников по улучшению бизнес-процессов

Работа с показателями в Business Studio Portal

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей.Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.

Анализ предложений сотрудников

Важно! Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio.

HTML-публикация

HTML-публикация Business Studio позволяет сделать результаты работы специалистов по моделированию бизнес-процессов доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. Модели и регламентирующие документы можно мгновенно обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный web-браузер.

HTML-публикация предоставляет возможность перехода между документами и полнотекстового поиска. Каждый объект системы в HTML-навигаторе представлен гиперссылкой, в том числе и приложенные к объектам Business Studio внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией.Business Studio позволят сформировать HTML-публикацию с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, регламентирующая документация подразделения, управленческие отчеты.

HTML-публикацию можно использовать для:

публикации на внутреннем или внешнем Интернет-портале для оперативного доступа всех сотрудников;
передачи внешним специалистам (в виде файлов);
проведения презентаций.

Важно! Функция по созданию HTML-публикации присутствует в базовой версии Business Studio.

Business Studio Portal и HTML-публикация

Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200;
При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.

Business Studio предлагает удобные варианты решения этих проблем с помощью Business Studio Portal или HTML-публикации.

Сравнение возможностей Business Studio Portal и HTML-публикации

Business Studio Portal

Business Studio Portal — это веб-портал для средних и крупных организаций, позволяющий создать базу знаний компании, обеспечить сбор показателей и обратную связь от сотрудников. При этом сотрудники имеют возможность обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Business Studio Portal поддерживает механизм разграничения прав: для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным для них документам.

После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».

В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Каждому элементу бизнес-модели может соответствовать один или несколько отчетов. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.

Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:

Портал поддерживает функцию полнотекстового поиска, что помогает удобно искать нужную информацию.

Портал позволяет задавать в условиях поиска:

Место расположения поискового запроса (везде, в теле документа, в названии элемента);
Тип совпадения поискового запроса;
Справочники, в которых будет осуществляться поиск.

В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную в соответствии с его правами в системе информацию.

Помимо оперативного и удобного распространения регламентирующей документации Business Studio Portal предоставляет дополнительные возможности:

Сбор и обсуждение предложений сотрудников;
Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания;
Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии.

Сбор и обсуждение предложений сотрудников

Вовлечение сотрудников в улучшение компании — залог ее успешного развития: ведь именно персонал компании видит все нелогичные и неоптимальные факторы в своей работе. Предоставить людям возможность высказать свои замечания и предложения — это сделать их работу более осмысленной и дать чувство сопричастности к компании. Компания при этом получает ценнейшую информацию для анализа.

Согласование изменений и ознакомление сотрудников с новыми версиями документов в зоне их внимания

Business Studio Portal позволяет провести опрос сотрудников, если они должны согласовать планируемые изменения.

После того как изменения в бизнес-архитектуре компании будут согласованы и перенесены в модель, компания начинает работать по-новому. Business Studio Portal персонально оповещает сотрудников компании о появлении новых версий объектов в их зоне внимания. Сотрудник должен ознакомиться с новыми версиями в специальном разделе портала «Опросы» и поставить отметку об ознакомлении.

Портал фиксирует время ознакомления и предоставляет возможность руководителям проконтролировать: все ли сотрудники ознакомились с изменениями.

Сбор значений показателей и контроль выполнения стратегии

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

Текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании ответственные лица наглядно видят с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.

Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения целей рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.

Важно!

Business Studio Portal может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в базовой поставке Business Studio.

Подробнее

Демонстрационная версия Business Studio Portal

HTML-публикация

HTML-публикация — это веб-сайт для проектных групп и небольших организаций, который позволяет сделать модели и регламенты доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. HTML-публикацию можно просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный веб-браузер.

HTML-публикация — это статичный веб-сайт, который автоматически создает Business Studio. При открытии HTML-публикации с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующим разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т.д). Каждому элементу дерева соответствует один или несколько отчетов, отмеченные для HTML-публикации. Например, при выборе процесса по умолчанию откроется отчет «Описание процесса», однако выбором пункта из выпадающего списка можно вывести на просмотр и другие отчеты для этого процесса, например, документ «Регламент процесса».

Business Studio позволят сформировать HTML-публикацию с заданным объемом информации: документация по конкретному процессу, регламентирующая документация подразделения, управленческие отчеты.

HTML-публикацию можно использовать для:

Публикации на внутреннем или внешнем веб-портале для оперативного доступа всех сотрудников;
Передачи внешним специалистам (в виде файлов);
Проведения презентаций.

Важно!

Функция по созданию HTML-публикации присутствует в базовой версии Business Studio.

Business Studio Portal

Business Studio Portal - это веб-портал для средних и крупных организаций, позволяющий создать базу знаний компании, обеспечить сбор показателей и обратную связь от сотрудников.

С порталом можно работать с помощью стандартных веб-браузеров (перечень поддерживаемых веб-браузеров см. в Системные требования) и средств просмотра (в том числе поддерживается работа на мобильных устройствах).

Business Studio Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами. Это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников.

Business Studio Portal имеет похожий вид с HTML -публикацией (см. HTML-публикация), однако, обладает более широкими возможностями. Сравнение возможностей HTML -публикации и Business Studio Portal приведено в Таблице 1.

Таблица 1. Возможности HTML-публикации и Business Studio Portal

С информацией о настройках, которые необходимо произвести для запуска портала, можно ознакомиться в главе Развёртывание Business Studio Portal.

Возможности по работе пользователя в запущенном портале описаны в главе Работа с Business Studio Portal.

В случае возникновения проблем с развертыванием и работой портала необходимо ознакомиться с главой Работа с Business Studio Portal Server.

HTML-публикация

После того как создана модель системы управления, сформированы и утверждены регламентирующие документы, встает задача распространения этой информации между заинтересованными лицами и сотрудниками предприятия. При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями:

Большое количество документов и необходимость их регулярного обновления затрудняет распространение бумажных копий. Даже у небольшой компании число регламентирующих документов может достигать 200.
При распространении документации в формате Microsoft Word и большом количестве документов сложно анализировать и быстро находить нужную информацию.

Основные возможности и преимущества

HTML-публикация — это статичный web-сайт, который автоматически создает Business Studio. При открытии HTML-публикации с помощью стандартного браузера отображается дерево с соответствующим разделами Business Studio (Процессы, Субъекты, Объекты и т.д). Каждому элементу дерева может быть сопоставлено несколько отчетов, переход между которыми осуществляется с помощью меню выбора отчета.

Ключевая возможность HTML- публикации - возможность перехода между документами. Каждый объект системы в HTML-публикации представлен гиперссылкой, в том числе элементы диаграмм и приложенные к объектам Business Studio внешние файлы (например, формы документов в формате Microsoft Word). Благодаря этому обеспечивается удобная быстрая работа с информацией.

Business Studio Portal

Business Studio Portal - это веб-портал организации, он не только позволяет создать базу знаний компании, но и обеспечить сбор значений показателей и их контроль, а также наладить эффективную обратную связь от сотрудников. Они работают с порталом под личным логином и паролем их персональной страницы. Набор ссылок на персональной странице сотрудников каждая компания может настраивать индивидуально.

Основные возможности Business Studio Portal

работа с документами и отчетами, размещенными на портале.

работа с целями и показателями в Business Studio Portal.

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных Business Studio через интернет-браузер. Ответственные лица контролируют и анализируют эти данные в портале посредством отчетов «Мои показатели» и «Все показатели» и графиков.

Текущее состояние каждого из показателей наглядно визуализировано на индикаторной линейке цветом (зеленый, желтый, красный). Тренд демонстрирует рост или снижение показателя по отношению к предыдущему периоду.

Просмотр данных по целям осуществляется в отчетах "Мои цели" и "Все цели". Ответственный сотрудник видит перечень доступных ему целей и оценок их достижения на дату последнего формирования отчета.

Business Studio Portal позволяет всем сотрудникам принять участие в обсуждении бизнес-процессов компании. Замечания и предложения фиксируются на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о них получает как владелец бизнес-процесса и ответственный бизнес-аналитик.

Читайте также: