Remember the milk обзор
Обновлено: 03.07.2024
Буквально вчера я написал пост о том, как сложно хранить в удобном виде информацию о задачах/событиях в сети и при этом всегда иметь возможность ее контролировать. Решение я все же нашел, и оно довольно ценное.
Remember The Milk + .
Всем хорошо известен этот сервис, но до сих пор неясно, как широко он используется и используется ли он по-полной читателями хабра. Русской документации он не имеет, поэтому я хочу вкратце на примерах рассказать, что он умеет и чему его еще можно научить.
Для начала стоит уяснить, зачем он нам вообще нужен? В своем роде это публичный календарь (или не публичный — на ваше усмотрение), который позволяет работать с ToDo-листом, различными событиями, а так же предоставляет нам напоминания с различными настройками по времени.
Проще говоря, это инструмент «блокнот + ручка» с кучей возможностей, который хранится в сети.
После регистрации мы попадаем на «главную страницу», которая выглядит примерно так:
В «ячейке 1» мы видим свой аккаунт и меню по сервису. Разберем его чуть подробнее:
Обзор — то окно, к котором мы находимся на данный момент. У нас чуть ниже представлена «ячейка 2», в которой имеются три пункта: сегодня (задачи на сегодня), завтра (задачи на завтра), просроченные (те задачи, у которых истек срок и которые не были помечены, как выполненные).
Задачи — самый важный пункт в проекте, с которым собственно и предстоит работать. Представляет собой списки задач и настройки справа от них (подробнее чуть позже).
Места — не думаю, что мне пригодится эта функция, но все же через гугл мэпс нашел и отметил места учебы и дома :) Особенно полезен будет пункт для тех, кто использует RTM группой, а не индивидуально.
Контакты — что-то типа «друзья». Так же не вижу необходимости для индивидуального использования.
Настройки — имеет существенный ряд настроек, в которых приятно будет покопаться.
Помощь — тут все ясно (или же не ясно: лишь английски язык).
Задачи
Сверху нам представлены списки (Личное, Обучение etc) и пункт «Все задачи» (кстати, списки можно добавлять/удалять/редактировать в настройках).
Чуть ниже мы можем непосредственно вводить задачи.
Справа у нас информация по списку. Здесь вроде вопросов нет и все предельно ясно.
Что ж, попробуем ввести простенькую задачу и выделить ее. Теперь мы видим информацию о данной задаче: сам текст задачи; то, в каком списке она находится; сроки выполнения; настройки повторов, продолжительности; тэги и места; присутствуют ли ссылки; откладывалась ли когда-либо задача; настройки приватности. Если нам это не нужно, то можно даже и не редактировать. В противном случае нам нужно только нажать на один из пунктов и выставить нужные значения.
Сверху есть вкладка «Заметки», где мы можем добавлять какие-либо заметки по задаче, что тоже довольно удобно.
Настройки
В настройках мы можем редактировать списки (как уже говорилось ранее), управлять местами, тэгами, но самое интересное, это, наверное, «Напоминания». В самом низу мы можем добавлять различные im-сервисы, твиттер, e-mail (в платной версии вроде бы так же доступно напоминание по смс).
На вкладке «Информация» нам нужно забрать e-mail адрес для отправки задач через мыло (с телефона или пк — разницы нет) по такому же принципу, как была рассмотрена отправка через твиттер.
… + Google Calendar
Одна из причин, по которой я синхронизирую гугл календарь и RTM, является напоминание по смс. Да-да, они бесплатны. Высылаются они непосредственно за 10 минут до установленного срока (опять же это на данный момент не тестировалось, но работает именно так). Есть напоминание и по e-mail. Проснувшись утром у вас на почте уже лежит список задач на день (главное поставить галочку).
Связать Google Calendar и RTM можно здесь. Потом следуем в настройки календаря гугла и там в списке календарей выбираем «Уведомления» напротив календаря «Remember The Milk». Дальше добавляем напоминание и выбираем «СМС». В самом низу находится та самая галочка, которая позволяет каждый день высылать список задач на e-mail.
Прошу не забыть настроить телефон для получения уведомлений (с этим проблем быть не должно).
———
Ну вот, вроде бы, и все. Если будут вопросы или дополнения → в комментарии.
UPD: Просьба для тех, кто минусует, отписываться, что именно не так.
Remember the Milk — один из первых популярных облачных сервисов для повышения продуктивности, именно таким он стал, запустившись в 2005 году, до выхода на рынок Wunderlist и Todoist. Но он пропал с радаров, как только пользователи начали переходить в другие приложения, Evernote и Any.DO. С выходом обновления, кажется, команда надеется возродить «молочный» список задач.
Да, ещё раз напомню. Remember the Milk — это сервис для составления списков задач (который некоторые считают приложением для списка покупок). И, несмотря на наступивший 2016 год, у приложения нет авторизации через социальные аккаунты (хотя, в веб-интерфейсе есть).
Что удивительно, но до сервиса я добрался впервые, хоть и знал о существовании. Его веб-версия работает на всех основных браузерах. И в отличие от конкурентов, интерфейс здесь действительно удобнее. Больше скажу: структура функций и список задач выстроены логичнее и удобнее, нежели в Todoist, который в погоне за минимализмом скрывает очевидные и необходимые вещи.
Хотя, конечно, в «молочном» сервисе единственной инновацией в левой колонке стала функция умных списков. Это своеобразные агрегаторы или фильтры. Например, вы любите добавлять какие-то крупные рабочие задачи только через Evernote, выставляя им высокий приоритет и добавляя подзадачи. Но, чтобы они не валялись среди остальных, можно создать такой «умный» список, собирающий подобные рабочие задачи.
Более того, любители расширенных настроек могут вводить параметры фильтров вручную, без подсказок. Но это, конечно, высший «молочный» пилотаж.
Когда речь заходит о доступности задач в других местах, можно отыскать Remember the Milk также для Mac, iPhone, BlackBerry и Android. Но меня интересует скорее свежая версия под последнюю платформу.
Обновление до 4-й версии для Android приносит совершенно новый пользовательский интерфейс, подзадачи и улучшение нескольких других функций. Интерфейс теперь полностью в Material-стиле. Приложение стало гораздо чище и проще в использовании. До обновления Remember the Milk не мог двигаться дальше, учитывая свой облик 2005 года.
Только, как и следовало ожидать, сюрпризы ждут дальше. Не думал, что Remember the Milk доросли до четвёртой версии и до сих пор страдают кривым переводом. В одном меню могут присутствовать как пункты на русском языке, так и на английском. Уж оставили бы тогда свой, родной. Куда приятнее видеть единообразие.
На следующем шаге я понял, что Todoist ещё не так плох. Виджеты и напоминания в Remember the Milk предусмотрены только для Pro-пользователей. Это чересчур жёстко даже для нынешних пользователей Todoist, где нужно платить только за уведомления, а виджеты хотя бы доступны и на них можно взглянуть, опробовать в действии.
Но что я всё о плохом. У «молочного» списка задач появилось несколько других возможностей в обновлении:
- Работа в автономном режиме, без подключения к интернету.
- Установка даты начала задачи — это позволяет отслеживать, когда должна начаться работа над конкретной задачей.
- Сортировка.
- Индивидуальные напоминания задач.
- Цвета уведомлений и тегов.
- Создание подзадач.
- Улучшенные параметры доступа.
В этом обновлении сервис, помимо прочего, уделил внимание изменениям в своей тарифной сетке, которую компания не меняла с 2007 года. Новым пользователям за премиум-подписку необходимо будет платить $40 в год (или $4 в месяц), но в целом это оптимальный ценник. Существующие пользователи смогут платить по прежним ценам до августа 2017 года.
С Wunderlist я этот сервис сравнивать не берусь хотя бы потому, что сам не оценил преимуществ Wunderlist. Но вот с Todoist они удивительно схожи. В этих сервисах мне искренне нравится отображение самих списков, перемещение задач на другую дату и возможность гибко настроить параметры задач.
Как и с любыми другими продуктами, здесь есть что сравнить. Todoist предлагает мне виджеты для быстрого доступа, а Remember the Milk готов создать все условия для персональной кастомизации. В Todoist всегда всё понятно, каждый параметр задачи на своём месте, а у Remember the Milk есть те же умные списки с фильтрами. И хоть премиум-функции у них похожи, очевидно же, что интерфейсы и концепции отличаются.
Компания уверяет, что вскоре запустит клиенты сервиса под Linux и Windows, и тогда все платформы смогут синхронизироваться друг с другом. Только успеет ли «молочный» сервис вернуть к себе пользователей или удержать оставшихся? Пожалуй, хотя бы обновлённым интерфейсом.
Если же ищите удобный список задач, то тут действуют прежние правила игры. У каждого сервиса сови особенности, хоть и функции одинаковые. Например, Remember the Milk уделяет чуть больше внимания чёткой структуре, но типичные фишки тут давно платные, поэтому, если решили пользоваться, придётся платить.
Важное
Обзор ActionDash: статистика использования Android в красках, но без смысла
Данная статья представляет собой объемное руководство по использованию планировщика Remember The Milk для реализации методик GTD и Agile Results.
Автор подробно описывает свой опыт использования основных инструментов Remember The Milk, необходимых для построения подобной системы. Многие идеи и способы применения являются достаточно нестандартными и интересными, например отметим необычное использование функции приоритета.
Приблизительный размер статьи ≈ 7 страниц.
Введение, плюсы и минусы Remember The Milk
В этой статье я подробно опишу мой текущий конфиг для работы в таск-менеджере Remember The Milk.
Долгое время закончить работу над обещанной ранее статьей не давал старина Перфекционизм. Все наладилось лишь после принятия того факта, что любая живая система не стоит на месте, а постоянно развивается и адаптируется, так что «идеальной» она все равно может пробыть лишь на каком-то конечном промежутке времени.
В статье суммируется мой опыт работы (с 2009 года) с сервисом Remember The Milk и приводится полностью рабочая, продуманная (ох, уж поверьте) и, как мне кажется, достаточно универсальная система.
Я решил, что если в нее будут вноситься существенные изменения, то буду описывать их в комментариях, ну а если дополнений накопится на новую статью — значит, так тому и быть. Статья подразумевает, что вы хотя бы приблизительно знакомы с основным функционалом Remember The Milk, а также методиками GTD и Agile Results. Если это не так, лучше бегло просмотреть две эти ссылки.
Главным плюсом Remember The Milk для меня является нереальная гибкость и возможность тончайшей настройки. RTM не заточен изначально под одну определенную методику (как, например, ряд сервисов, созданных специально под GTD) и позволяет любому человеку настроить систему под свои нужды.
Например, когда-то я начинал с простых списков «Работа» и «Дом», позже легко реализовал в RTM GTD, а не так давно добавил к этому основные приемы Agile Results.
Из минусов RTM я хочу отметить слабоватую… визуальную составляющую.
Я имею в виду почти полное отсутствие цветовых и специальных меток, невозможность перетаскивать задачи, отсутствие подзадач как класса, отсутствие классического календаря и пр.
От некоторых из этих минусов мне удалось избавиться с помощью определенных хитростей, о них и поговорим.
Моя система Приоритетов в Remember The Milk
Начну с описания моей системы использования приоритетов в RTM, так как она достаточно нестандартна и необходима для общего понимания моей работы со списками.
Как я уже говорил, RTM не богата на визуальные эффекты. Приоритеты с их тремя цветами — вот почти все, что нам дано.
Что именно могут приоритеты? Задачи с выставленным приоритетом выделяются соответствующим цветом, так что их всегда легко визуально отличить при беглом просмотре списка. Плюс списки по приоритету можно сортировать, тем самым поднимая задачи с выставленным приоритетом вверх списка.
При построении системы моей целью было найти максимально эффективное применение этим свойствам.
Вот что я получил в итоге, так выглядит мой типичный список на день (смарт-список *Сегодня):
1-ый Приоритет (красный) — у меня это цвет Результатов (по Agile Results). У каждого проекта есть свой результат (конечная желаемая цель). Благодаря 1-му приоритету результаты в иерархии RTM легко отличимы и всегда находятся выше, чем задачи.
2-ой Приоритет (синий) — цвет основных, жизненно важных, повторяющихся (рутинных) задач.
Важно пояснить мое понимание рутинной задачи. Для меня это не просто любая регулярная повторяющаяся задача, вроде какой-нибудь «выбросить мусор», это именно фундаментальная задача, составляющая «каркас» жизни, вроде регулярных занятий спортом, еженедельного планирования и т.п.
Причисляя задачу к рутинным (основным) я выделяю ее среди других, подчеркиваю ее особую важность. Когда я вижу невыполненную «синюю» задачу в своем списке на день, мне не нужно размышлять о ее приоритетности — я уже определил ее ранее как очень важную, так что лучше поскорее приступать к ее выполнению.
3-ий Приоритет (голубой) — с его помощью я реализовал в RTM собственную систему напоминаний.
Выделение напоминаний в отдельную категорию сильно облегчило мою работу. Об особенностях напоминаний для каждого конкретного списка я расскажу ниже, но гипотетическим примером будет «ДР друга через неделю, подумай, что дарить».
Благодаря 3-му приоритету все напоминания на день всегда удобно сгруппированы вместе, располагаются над задачами и не путаются среди конкретных дел.
Как я использую теги
Теги — мощнейший инструмент RTM. По большому счету, планирование в RTM можно полностью построить вокруг одних только тегов. Пример организации такой системы уже описывался на betteri. Там описывается реально крутая система, которая сильно продвинула меня в понимании работы с RTM, но в плане тегов мне чуть более эффективным кажется их использование в связке с обычными списками, причины я объясняю ниже.
Я использую теги в основном только для обозначения принадлежности задачи к определенному проекту. А на основные категории задачи разделяю с помощью обычных списков. Т.е. в моей системе «возможно» это не тег, а список.
Во-первых, такая структура разделяет «зоны ответственности» между тегами и списками. Если стремиться описать все отличительные признаки конкретной задачи только тегами, то получается, что каждую задачу сопровождает 2-4 тега. В итоге кроме просмотра самой задачи нужно еще в прямом смысле слова почитать и теги. Сравните
И как у меня
Во-вторых, мне банально удобнее переместить задачу в свой список *Возможно, чем присвоить ей такой же тег — меньше кликов. Все равно для управления задачами я пользуюсь мышью (т.к. клавиатурные сочетания в RTM работают только при английской раскладке, а постоянно переключать раскладку с русской на английскую мне жутко не удобно).
В-третьих, физическое перемещение из списка в список дополнительно работает все для той же визуализации: «так-с, переношу эту задачу в *Ожидание, в среду ее проверим».
Особенности и полезные настройки тегов
Слева или справа? В настройках RTM на выбор предлагается располагать теги слева либо справа от задачи. Я долгое время пользовался расположением справа, т.к. считал, что при просмотре важнее сразу увидеть саму задачу, чем ее теги. Но с опытом я пришел к однозначному выводу, что гораздо эффективнее располагать теги слева.
Во-первых, так легче визуально выделить задачи без тегов.
Во-вторых, так задачи выглядят более структурированно.
Сравните:
и у меня
Объединение тегов. Теги можно удобно объединять и при необходимости переименовывать в Настройки → Теги.
Выделение проектов. Все теги проектов у меня начинаются с символа "+".
Облако тегов. В настройках я рекомендую включить «облако тегов» (Настройки → Общие → Показывать облако задач). Облако тегов — отличный способ пробежаться глазами по текущим проектам. Именно текущим, т.к. когда все задачи с тегом завершены, то он перестает отображаться в облаке — это очень удобно.
Структура моих основных списков
Списки — это место «физического» расположения задач (задача не может одновременно находиться в двух основных списках). У меня 7 основных списков, разделяющих задачи на основные категории.
Восьмым идет расшаренный список для совместной работы. Но командная работа в Remember The Milk — это особая тема, которой я собираюсь посвятить отдельную статью.
**FOCUS — сюда я переношу задачи, которые должны находиться в зоне моего внимания на текущей неделе. Кроме задач в нем содержатся все запланированные результаты (по три на год, месяц, неделю и день).
**Возможно — стандартный ToDo список потенциальных задач и результатов. Результаты расположены выше всего, чуть ниже находятся напоминания (3-ий приоритет).
Напоминания в *Возможно предназначены прежде всего для упрощения еженедельного планирования, которое я провожу каждую субботу. Если задача отмечена 3-им приоритетом и датой, то это значит, что я уже решил, когда на нее следует обратить внимание в следующий раз, а значит, просматривать «голубые» задачи во время обычного еженедельного просмотра списка не нужно.
Пример: я просматриваю этот список и вижу задачу, которой совершенно точно не буду заниматься как минимум ближайшие полгода. Чтобы в течение полугода каждую неделю не натыкаться на эту задачу, я открываю календарь, смотрю, на какое число выпадает какая-нибудь суббота примерно через полгода, назначаю задаче эту дату, а также отмечаю ее 3-им приоритетом. В указанный день при очередном планировании напоминание о задаче высветится в моем рабочем смарт-списке дня, о котором речь пойдет ниже. До тех пор я могу о ней не беспокоиться.
**Мысли — важные идеи, вопросы, мысли, заметки, в общем, все недозадачи, нещадно фиксируются в этом списке. Задачи и результаты часто рождаются именно из мыслей. Типичным примером будет «а что, если использовать приоритет в RTM для выделения результатов?».
Мысль тоже можно превратить в напоминание и заставить маячить в определенный день в списке дня. Метод тот же: 3-ий приоритет + конкретная дата. Можно отметить свежую идею по текущему проекту, можно просто повесить себе напоминалку вроде «фокусируйся на главном, не отвлекайся». Можно даже превратить мысль в «послание в бутылке» самому себе, и получить, например, через год.
*Ожидание — список делегированного, на контроле, «on hold».
Сюда помещается то, что в данный момент от меня уже не зависит, но результат чего я должен проконтролировать. А также если ожидается некое внешнее событие, только после наступления которого я смогу приступить к задаче. Всем задачам в списке *Ожидание я обязательно выставляю дату и третий приоритет.
*Основа — обычно этот список называют «рутина», но мне не очень нравится само это слово — для меня оно не совсем точно отражает суть находящихся в нем задач.
Как я уже говорил, для меня *Основа это прежде всего список фундаментальных задач, составляющих каркас жизнедеятельности. Их выполнение обязательно.
Все задачи в этом списке отмечены 2-ым приоритетом и повторяются с той или иной частотой. Отметка вторым приоритетом всегда группирует эти задачи вместе и не дает им затеряться в общем потоке.
*События — жестко привязанные к определенному времени события: годовщины, дни рождения, купленные заранее билеты, запланированные на определенную дату поездки. Этот список в некотором роде заменяет мне обычный календарь, позволяет обходиться силами RTM и не использовать еще один сервис вроде Google Calendar. Возможно в силу того, что в моей жизни именно «жестких» задач не очень много.
Я бы не отказался отмечать события 4-ым приоритетом, но его, к сожалению, не существует. Поэтому справляемся как можем: для того, чтобы как-то выделить события, в начале названия я ставлю "***", а также пишу его ЗАГЛАВНЫМИ буквами.
Ну, и конечно же, для событий можно и нужно выставлять напоминания. Например, на ближайшую перед 30 марта (день окончания страховки) субботу (т.е. 24 марта), у меня стоит напоминание «в след пятницу заканчивается страховка». Так что во время субботнего планирования 24 марта я увижу эту задачу и решу в какой из ближайших дней займусь продлением страховки.
Обратите внимание, что благодаря звездочкам в названии списки располагаются так, чтобы самые часто используемые из них находились в самом начале и скроллить для перемещения в другой список не приходилось.
Смарт-список *Сегодня
Смарт-списки — это сохраненные поисковые запросы. В RTM возможен суперузкий поиск по критериям задач. Например, найти все задачи, выполненные за последний месяц, которые находились в списке **FOCUS, были отмечены тегом +betteri и 1-ым приоритетом.
А смарт-списки позволяют сохранять такой поиск, чтобы в будущем не вводить параметры заново, а сразу открывать готовый список.
У меня есть основной список для ежедневной работы, а также множество специфичных смарт-списков для конкретных нужд.
*Сегодня
Мой основной смарт-список. Большую часть времени я работаю только с ним. Я просматриваю его как минимум дважды: утром и вечером в ходе планирования дел.
Это своеобразная карта дня, куда с помощью поисковых запросов выводится вся самая необходимая и важная информация из основных списков, о которых я рассказывал выше.
В начале статьи я уже приводил пример своего стандартного списка *Сегодня:
Из списка **FOCUS в смарт-список *Сегодня выводится почти все, кроме результатов месяца и года (для их анализа существует еженедельное планирование).
Часть поискового запроса, которая это реализует:
list:**FOCUS and not (name: результат года OR name: результат месяца)
В самом верху списка располагаются три запланированных результата недели, чуть ниже — три результата дня. Очень важно, чтобы результаты постоянно находились перед глазами — это служит постоянным напоминанием о самом важном, не дает свернуть в сторону и затеряться в потоке событий и дел.
Обычные задачи из **FOCUS располагаются в нижней части списка. Какой задачей я буду заниматься в каждый конкретный день, я решаю по ходу недели и только после этого назначаю задаче дату.
Кстати, выставить дату задачи на сегодня в RTM можно просто нажав кнопку «Отложить».
Из списков *Основа, **Возможно и **Мысли в *Сегодня отображаются все задачи и напоминания на сегодня, а также просроченные.
Из списков *Ожидание и *События, задачи и напоминания отображаются за день до, в день задачи, а также просроченные.
Таким образом, полный сохраненный поисковый запрос для смарт-списка *Сегодня выглядит так:
Перерыв
В следующую пятницу выйдет продолжение статьи, где основной фокус будет направлен на практический опыт ежедневного и еженедельного планирования, а также я расскажу о других хитрых смарт-списках и прочих полезностях.
Еще я планирую отдельные статьи про интеграцию RTM с Evernote, Gmail и другими сервисами и про командную работу в RTM.
Задавайте вопросы в комментах, уточняйте, о чем конкретно вам бы хотелось узнать — все будет учтено. Stay tuned!
Регулярный Обзор — фундаментальная практика, на которой держится большинство систем личной эффективности, включая GTD и Agile Results.
Сегодняшняя статья посвящена практическому опыту Ежедневного и Еженедельного Обзоров с помощью Remember The Milk.
Хотите узнать, как не дать своему молоку прокиснуть?
Приблизительный размер статьи ≈ 6 страниц.
О важности регулярного обзора
Итак, продолжим. Если вы не читали первую часть статьи про мою RTM систему, то для начала рекомендую с ней ознакомиться.
Безоговорочное доверие к своей системе ведения дел — ключевой вопрос GTD.
Я много раз наступал на эти грабли — начинал вести планирование, но через некоторое время из-за недостатка дисциплины или банальной лени списки дел начинали жить своей жизнью и, как следствие, доверие к ним постепенно таяло.
Только полная уверенность, что всё учтено и находится под контролем, дает возможность сфокусироваться на настоящем моменте, независимо от того, работаете вы или отдыхаете.
Дэвид Аллен в своем бестселлере не раз повторяет, что именно регулярный обзор является ключом к подобному доверию.
В этой статье я изложу подробный план своего регулярного обзора. Кстати, мне как-то ближе слово планирование, но в рамках этой статьи я буду пользоваться общепринятым «обзор».
Сразу хочу прояснить один важный момент: для меня регулярный обзор, как впрочем, и всё GTD в целом, является скорее образом мышления, нежели строгим пошаговым алгоритмом.
Я воспринимаю регулярный обзор как своеобразную полезную привычку, когда пару минут в начале каждого дня мои мысли направлены на предстоящие задачи, вечером — на подведение итогов и составление примерного плана на завтра, а раз в неделю на результаты будущей недели.
На самом деле подобное планирование занимает удивительно мало времени. А если учесть, насколько подобная практика увеличивает продуктивность, то слово «занимает» становится и вовсе не уместным.
Большую часть ежедневного планирования я вообще могу провести в утреннем душе или за рулем. Работа непосредственно со списками в RTM занимает не более 15 минут вечером, 10 минут утром и 30-60 минут раз в неделю, т.е. практически не заметна.
- утром в субботу на свежую голову подведение итогов недели и составление планов на предстоящую;
- вечером каждого дня: итоги дня + составление приблизительного плана на завтра;
- утром — корректировка вечерних планов и составление окончательного плана на день.
Как я делаю Ежедневный Обзор в Remember The Milk
1) *Сегодня. Ежедневный обзор начинается и заканчивается просмотром списка *Сегодня, это достаточно очевидное правило.
Первым делом я вычеркиваю то, что уже выполнил, но забыл убрать из списка.
Если что-то из запланированного осталось невыполненным, то нужно решить, что с этим делать: отложить, изменить список, делегировать или удалить.
За редким исключением, после обзора в списке *Сегодня не должно остаться невыполненных задач со сроком на сегодня.
2) Инбокс. Теперь самое время разобрать входящие.
Если сделать это позже, можно столкнуться с ситуацией, когда план на завтра уже составлен, но важная неучтенная задача из входящих заставляет расставлять приоритеты заново.
Начинаю я с переноса новых заметок из бумажного Moleskine, который всегда лежит в открытом виде на моем столе. Потом перехожу к инбоксу Gmail, далее Evernote, и в самом конце сортирую то, что в итоге оказалось непосредственно в самом RTM.
3) D1-Done. Далее идет просмотр смарт-списка D1-Done, который показывает всё, что было сделано за сегодня.
Поисковый запрос для смарт-списка D1-Done прост:
Беглый просмотр картины прожитого дня помогает подвести итоги и ментально зафиксировать свои достижения, чтобы избежать знакомого многим чувства, когда ты вроде и работал, а вроде ничего и не сделал.
Я обращаю внимание на теги проектов у завершенных дел и прикидываю, какие следующие действия следует предпринять по этим проектам.
4) D2-Tom. После этого я открываю список D2-Tom, где показаны уже запланированные на завтра задачи.
Поисковый запрос для смарт-списка D2-Tom:
Таким образом происходит мое знакомство с текущей повесткой завтрашнего дня. Для того, чтобы приступить к планированию, необходимо сначала ознакомиться с уже существующими планами.
5) D3-Post. Далее просматриваю список D3-Post — дела и результаты, сроки которых я уже переносил (нажимал кнопку «отложить» более одного раза).
Поисковый запрос для смарт-списка D3-Post:
Информация выводится исключительно из ключевых списков (например, для напоминаний из списка *Ожидание перенесенный срок — нормальное явление).
На вкладке самой задачи можно получить более подробную информацию о том, сколько раз вы переносили ту или иную задачу.
Перед планированием дел на завтра на неоднократно отложенные задачи следует обратить самое пристальное внимание. Подумайте, почему вы не справились с ними ранее и что можно сделать, чтобы избежать этого в будущем?
6) D4-Week. Затем я просматриваю список D4-Week — список дел, которым я решил уделить особое внимание и обязательно выполнить на этой неделе.
Поисковый запрос для смарт-списка D4-Week:
Часть дел, которая попадает в список **FOCUS во время еженедельного обзора, отмечается тегом +1, чтобы запланированные заранее дела не терялись среди бытовухи, т.е. задач, возникших непосредственно в процессе работы. Это позволяет всегда помнить о своих планах и легко визуально выделять подобные задачи.
Ежедневно просматривая список D4-Week, я прикидываю, как стоит распределить существующие задачи по оставшимся дням недели. Что важнее всего? Что следует выполнить прямо завтра?
7) Результаты Дня. Благодаря вышеизложенному анализу теперь я полностью готов к определению трех самых важных результатов завтрашнего дня.
Бывает, что результат на завтра повторяет результат, назначенный на сегодня, — в этом случае в RTM можно продублировать задачу (в выпадающем меню над задачами).
Однако если есть время, я рекомендую все же ручное заполнение — так запланированный результат чуть лучше отложится в памяти.
Еще всем результатам в обязательном порядке назначаются теги соответствующих проектов: так взаимосвязь между ними более очевидна.
8) Утренний Обзор. Утро я начинаю с просмотра списка *Сегодня. Благодаря вечернему планированию в нем уже отражен примерный план дня.
Я прочитываю формулировки результатов дня и недели и при необходимости вношу изменения.
Далее я корректирую список *Сегодня, пока не приведу его в 100% рабочий вид: в нем не должно остаться необработанных входящих, все даты задач должны быть актуальными и т.д. После этого я решаю, в каком порядке выполнять сегодняшние задачи.
Мой Еженедельный Обзор в Remember The Milk
1) *Сегодня. Начинается еженедельный обзор по традиции с приведения в порядок списка *Сегодня и очистки всех входящих, как в ежедневной практике.
2) W1-Done. После этого я анализирую смарт-список W1-Done — все задачи и результаты, выполненные за прошедшую неделю.
Поисковый запрос W1-Done:
3) W2+1. Дальше по плану обзор списка W2+1 — всех дел, которые на прошлой неделе я планировал к обязательному выполнению.
Поисковый запрос:
Это просто более узкий список выполненного, содержащий наиболее приоритетные дела. Если какое-то из таких дел все же осталось незавершенным, благодаря списку W2+1 оно не ускользнет от моего внимания.
А, нажав на «12 завершено», я могу еще раз подвести итоги сделанного.
4) W3-Month. Перехожу к списку W3-Month, куда выводится картина ближайших 30 дней, кроме рутинных задач.
Поисковый запрос для этого смарт-списка:
5) W4-Res. После краткого ознакомления с ближайшими предстоящими событиями я заглядываю в смарт-список актуальных результатов, чтобы перед самим планированием еще раз напомнить себе, к чему я собственно стремлюсь.
Поисковый запрос для смарт-списка W4-Res:
6) **Мысли. Затем я начинаю работать со списком **Мысли.
Прочитываю заметки, часть трансформирую в задачи и проекты, часть превращаю в напоминания, а оставшиеся завершаю или удаляю.
8) Результаты Недели. На основе предыдущих 7 пунктов я определяю три результата, которые на предстоящей неделе для меня важнее остальных и фиксирую их в списке **FOCUS.
После этого обязательно создаются смарт-списки для трех соответствующих проектов вида tag:+имя_проекта. Они располагаются сразу за списком *Сегодня и во время рабочей недели при необходимости позволяют быстро охватить самые важные проекты единым взором.
9) W5-Test. И в конце я открываю проверочный список W5-Test, чтобы удостовериться, что в моих списках отсутствуют напоминания и рутинные задачи, которым не выставлен срок выполнения.
Поисковый запрос для списка W5-Test:
Микрохак: чтобы не забывать определять результаты на месяц, у меня есть такая задача в списке *Основа:
Определить результаты следующего месяца ^дата последней субботы этого месяца *каждый month on the last суббота !2
Таким образом, месячное планирование всегда попадает на последний еженедельный обзор в текущем месяце.
Читайте также: