Работает ли трелло без интернета

Обновлено: 07.07.2024

Онлайн-сервис Trello подходит для создания небольших проектов, планирования и структурирования задач. Главное его преимущество — простота.

Но разработчики делают всё возможное, чтобы люди использовали приложение эффективнее. Они создали возможные сценарии для командных задач, а также множество расширений, которые упрощают работу и делают её более комфортной. Я опросила представителей разных компаний, которые используют trello в течении от 1 до 7 лет, и 2/3 из них не знают о расширениях.

В бесплатной версии можно использовать лишь одно расширение на доску. Их можно найти в Меню - Улучшения.

С помощью интеграции Trello c Google drive можно создавать презентации из карточек, прикреплять документы, папки. Расширение позволяет экономить время, чтобы не пришлось перескакивать с сервиса на сервис.

Работает по такому же принципу, как и Google drive: прикрепляет соответствующие файлы и папки из Dropbox на карточки Trello.

В трелло подгружаются все ссылки на презентации, тексты, визуальные материалы. Т.е. мы используем его как реестр со ссылками на облако + облачное хранилище, если речь о файлах (чаще всего заливаем все на гугл драйв и даём ссылки, т.к. нужен общий доступ к документам).

Когда задачи накапливаются на месяцы вперёд, второстепенные отвлекают от первостепенных. Поэтому расширение поможет на определённое время архивировать задачи и сосредоточиться на более важных, а затем вернёт карточки обратно.

Это расширение помогает уследить за дедлайнами, указывая, сколько времени осталось до выполнения задачи.

Соединяет Trello с более чем 1000 приложений, включая Google Sheets, Evernote, HubSpot, Facebook и многие другие. Настройте автоматизацию, позволяющую экономить время, в несколько кликов, чтобы перемещать информацию и выполнять действия между вашими любимыми приложениями.

Расширение для создания диаграмм, с помощью которого можно видеть спад или подъем продаж, кто из команды за что отвечает, а также следить за эффективностью выполнения задач.

Если вы используете Trello для структурирования задач, которые приходят вам на почту, то данное расширение в Google Chrome поможет переносить все задачи с почты на нужную доску. Для этого вам не придется отдельно открывать сервис. Trello использует тему письма для названия карточки.

Я из расширений использую интеграцию с Email клиентом Spark - можно из любого письма создать карточку в колонке. Это удобно когда надо поток каких-то заявок из почты обработать.

Production Team Leader в LogiMove CheckMobile Global

неограниченное количество расширений;
неограниченное количество досок для команды (в бесплатной версии доступно всего 10);
доступ наблюдателя для сотрудников за пределами вашей команды;

устанавливать ограничения для приглашённых пользователей, а также отдельным адресам электронной почты, чтобы в команду могли вступить только определённые участники;
деактивировать аккаунт сотрудника, покинувшего компанию, без потери истории и данных о работе;

просматривать действий команды на досках;
сортировать карточки по недавним действиям, количеству участников, количеству добавивших в избранное или по алфавиту;

назначить администраторов для управления настройками приватности досок и карточек;
добавлять участников из вашего аккаунта Google Apps;

интегрировать ваши любимые приложения прямо к вашим доскам;
быстро экспортировать истории и все данные команды;

Помимо функций Business Class, доступны:

прямая интеграция с ведущими поставщиками SSO, с помощью которой участникам команды не придётся проходить проверки, чтобы заходить в доски;
безопасное шифрование передаваемых и хранящихся данных, ведь каждый час будет создаваться резервная копия;
Соответствие требованиям SOX, SOC 2, ISO 27001 и ISO 27018, благодаря чему при обработке конфиденциальных данных соблюдаются все необходимые меры предосторожности;
настройки прав для всех сотрудников, что позволит разделить обязанности и работать эффективнее в команде;
контроль за вложениями и ссылками, которые можно использовать на досках;
настройки доступа, что позволит клиентам, подрядчикам и поставщикам видеть определённые доски, если задать ограничения по домену электронной почты или индивидуальному адресу.

Если в статье вы не нашли для себя улучшение, то здесь есть множество других вариантов, которые могут вам подойти.

А какие расширения в Trello помогают сделать вашу работу эффективнее?

"используют trello в течении от 1 до 7 лет, и 2/3 из них не знают о расширениях" - Наверное, используют бесплатный план. В бесплатном варианте Trello не более чем "демка" или записная книжка, как Evernote.

Сохраню себе на будущее.

Мы используем связку email-trello-zapier-google sheets.
По нужным входящим email создаётся новая карточка в трелло. Далее вся переписка дублируется в карточку.
В карточке расширение Cistom Fields мы добавили необходимые поля.
После перемещения карты в определенный столбец включается интеграция zapier.
Информация из карточки трелло раскладывается по столбцам в Гугл таблицах, средствами которых формируется аналитика.
Получается достаточно удобно.

Дополнительные поля тоже переносятся в таблицу ?
как-то пробовал, не получилось достать дополнительные поля и забил

Да, в этом основной профит :)
Все переносится

Эксель незаслуженно обошли стороной.

Спасибо за ваш комментарий) Board Export - это расширение для Trello, которое позволяет выбирать списки на своих досках и экспортировать их в виде электронных таблиц (CSV или Excel), PDF или изображений. Но данное расширение не бесплатное. Цена составляет $ 10 / год на пользователя за неограниченное количество досок Trello.

(Вы покупаете лицензионный ключ для одного пользователя, а не для всей команды). ред.

Изучаю битрикс 24, еще был небольшой опыт с planfix, но постоянно встречаю подобные связки и подумываю: может я не туда копаю и эти инструменты чем-то лучше, все указывают на простоту, которая для меня не очевидна, правда не пробовал, проясните плиз, задачи разнообразные, поэтому и склоняюсь к универсальным решениям, чтобы не распыляться.

Так попробуйте, чтобы понять. В битриксе есть многое и почти ничего он не умеет действительно хорошо делать. При этом я знаю ярых сторонников битрикса, которые сами сидят на нём, но на коробочной версии с доработками. Приходится мириться с недостатками и как-то жить.
Битрикс это комбайн и сравнивать его с трелло напрямую будет некорректно.

Спасибо, я понимаю, сравниваю со связками , trello, насколько я понял, один из элементов в комплексе, попробую

А мы используем YouTrack. Для команд до 10 человек бесплатно, но при этом профессиональный и удобный функционал

Доброго дня! А существует Руководство пользователя по Trello? Был бы признателен за ссылку. Или форум, где обсуждаются вопросы применения и функционал. Спасибо!

Роскошные инвестиции: как заработать на предметах роскоши

И сегодня речь пойдет о “длинных” и надежных инвестициях, но редких инвестиционных инструментах. Поговорим о редких активах и инвестициях в рынок роскоши.

Trello — это очень распространенная программа по организации личных дел и бизнеса. Когда пользователь только заходит в нее, она может показаться ему очень простой и примитивной, но чем больше он работает с ней, тем больше фишек и сюрпризов он находит. В этой статье я рассмотрю как самые начальные аспекты работы, так и более продвинутые функции Trello о которых не знает большинство пользователей.

P.S. если вы хоть раз открывали приложение trello листайте до основы работы.

Как начать работу

В самом начале мы видим экран, на котором на предлагают создать доску, давайте сделаем это. Необходимо всего лишь ввести название доски и выбрать фон (я всегда выбираю наиболее нейтральную фотографию или еще лучше просто однотонный цвет, чтобы ничего не отвлекало от карточек внутри доски, и они контрастировали с задним фоном). Готово, мы создали свою первую доску.

Теперь нам нужно «добавить список», то, что я в дальнейшем буду называть колонкой. Нажимаем «добавить», вводим название и тут начинается самое интересное, потому что сейчас мы перейдем к созданию карточек.

Для добавления карточки необходимо ввести название, и после создания мы можем нажать на саму карточку и провалиться в ее настройки.

Как только мы создали карточку перед нами предстает абсолютно чистый шаблон, который теперь мы можем настраивать и кастомизировать под себя практически так, как нам захочется, но для начала давайте быстро ознакомимся со строением карточки.

Каждая карточка имеет название, описание и действие. Название буде видно нам «снаружи» на всей доске, а вот вся остальная информация скрыта внутри карточки и только некоторые справочные пункты можно тоже выносить как бы на обложку карточки.

Основы работы

Давайте посмотрим направо и быстро изучим основные вещи, которые мы можем добавить на карточку.

Первое — это метки. Они видны снаружи карточки и помогают выделять отдельную карточку среди остальных, а также присваивать каждой карточке свою роль. Метки можно называть по-разному, и каждая метка может обозначать карточку с той или иной информацией.

Например вот так выглядят мои метки. Карточку с соответствующей информацией я обозначаю соответствующей меткой, например если в карточке содержится ссылка на какую-нибудь важную статью, я отмечаю ее желтой меткой, а если карточка содержит домашнее задание, или еще какое-нибудь дело, которое я должен выполнить, она помечается красной меткой.

Вторая, не менее важная функция в карточке — это чек-лист. Тут все просто, можно создать чек-лист с определенным названием, например «список покупок» или «домашнее задание», потом внести в него необходимые для выполнения пункты и затем отмечать по мере исполнения. Каждый выполненный пункт будет оставаться в чек-листе, но зачеркиваться, показывая, что вы выполнили, а что нет, и какой объем работы был вами проделан.

Интересная модель: когда я готовился к ЕГЭ, и у меня было большое количество вебинаров, которое нужно было посмотреть, я просто создавал чек-лист с вебинарами и в строчки вносил ссылки на эти видео, а затем отмечал по мере просмотра.

Третья функция карточки — это создание сроков. Мы можем задать срок выполнения той или иной задачи, записанной на карточке, и trello напомнит нам заблаговременно, что срок карточки скоро истекает и будет менять цвет маркера времени на карточке в зависимости от того, сколько времени осталось до намеченного срока. Также мы можем добавить календарь на всю доску, и у нас появится еще одна полезная функциональность доски.

Как это сделать:

В правом верхнем углу доски нажимаем на кнопку «меню».
Далее, в открывшемся меню мы видим раздел Улучшения.
Открываем этот раздел и вбиваем в поиск «календарь», по-русски или по-английски в зависимости от версии приложения.
Видим карточку «calendar» и нажимаем добавить.
Готово, теперь на нашей доске есть календарь.

Теперь, когда мы создали карточку с определенным временем исполнения, она автоматически добавится в календарь, и при нажатии на кнопку «календарь» на доске, мы увидим наши задачи, которые необходимо выполнить к определенному сроку.

Четвертая штука — это вложения, на них мы остановимся поподробнее. Для меня, человека, который из-за учебы работает с огромным количеством файлов, это одна из самых полезных функций карточки. В эти вложения можно очень просто добавлять картинки или файлы, перетащив их из папки на компьютере или телефоне на карточку (drag and drop).

Интересный факт: если вы закидываете туда картинку, то она становится обложкой карточки, иногда это мешает, поэтому можно отменить добавление обложки, но я создал специальные картинки, на которых написал разные нужные мне информационные баннеры, и теперь при добавлении этой картинки, у меня получается красивая и сообщающая мне о чем-то обложка карточки (по сути, как метки, только больше и ярче).

Когда мы говорим о базе знаний, то обычно представляем сложную систему в большой IT-компании или корпорации. Они используют базу, чтобы хранить инструкции, документацию, курсы, карты навыков. Но базы знаний нужны даже небольшим командам. Например, дизайнерам, чтобы хранить ссылки на сайты для вдохновения, примеры для заказчиков, онлайн-сервисы для работы и статьи.

Использовать громоздкие продукты вроде Confluence для этого неудобно, маленьким командам лучше подойдет Trello. Этот простой и практичный инструмент позволяет за один вечер организовать удобное хранилище знаний, которое легко поддерживать и обновлять. Именно так поступили в команде веб-дизайнеров Atman Digital и остались довольны. Как они используют базу знаний в Trello, в чем преимущества такого подхода и кому подойдёт, расскажет Роман Хорин — генеральный директор агентства Atman Digital.

Почему выбрали Trello

Когда дизайнер выполняет коммерческий проект, у него возникает два вопроса: «Где я это видел?» и «Как это можно сделать?» У опытного специалиста есть насмотренность и визуальная память проектов и сервисов, которые он разрабатывал. Найти референс (пример) и понять, как реализовать проект для него простая задача. Но у новичков такой памяти нет — им требуется постоянно изучать дизайн новых сайтов и сервисов.

В Atman Digital молодая команда дизайнеров. После выполнения нескольких заказов, возник вопрос: «Как организовать обмен опытом в команде?», чтобы расти и развиваться. Для этого требуется найти способ обмениваться полезными сервисами и подборками референсов — базу знаний.

Времени построить глубокую основательную базу у нас не было. Так как первые проекты вели в Trello, то команда уже была знакома с этим инструментом. Его и выбрали для организации базы знаний.

Структура Trello проста и интуитивно понятна: списки, карточки, чек-листы. Мы легко и быстро организовали базу и адаптировались к ней благодаря знакомому интерфейсу. В Trello легко систематизировать внешние ссылки, из которых и состоит база дизайнеров. Добавить что-то новое в базу также легко и понятно всей команде.

Как устроена база знаний Atman

База иерархична: разделена по разным категориям, в каждой из которых есть карточки с дополнительным подуровнем в виде чек-листов.

Доска карточек в базе знаний.

Первый уровень иерархии — разделение по рабочему процессу. Все проекты начинаются с аналитики и продолжаются прототипированием. Референсы и мудборд — визуальный стиль, который можно предложить клиенту, чтобы реализовать в таком стиле весь проект. Дальше отрисовка дизайна и несколько этапов, которых нет на картинке.

Когда у дизайнера возникает проблема, он хочет вспомнить то, что видел, или использовать прошлый опыт. Проблемы появляются не просто так, а в привязке к рабочему процессу, например, показать заказчику примеры сайтов или добавить в макет новый элемент. Поэтому на первом уровне стоит разделение по задачам.

Второй уровень — типы материалов. Это карточки внутри раздела, которые можно структурировать.

На уровне ниже — в карточке — список материалов, которые используем в работе. В данном случае это сайты, с которых черпаем вдохновение. Это «элементарные знания», которые уже нельзя разделить на составляющие.

Особенности базы знаний Atman

Она построена на ссылках на другие сайты и онлайн-сервисы. В первую очередь для дизайнера важен визуальный опыт, который находится в сети. Ссылками мы оцифровали всю информацию, которая нам требовалась в качестве знаний: на примеры работ, сервисы, статьи, видеозаписи, внутренние документы в Google Docs. Оцифровали, структурировали и собрали в одном месте.

База захламляется, если за ней не следить. Поэтому у нас есть отдельная роль модератора, который регулярно чистит базу и добавляет в неё что-то новое.

Как знание попадает в базу? Знания могут добавлять все, но сначала они проходят через «Распределитель». Это фильтр, который отсеивает бестолковое от полезного.

Когда участник команды увидел что-то интересное, он помещает это в «Распределитель» в одну из карточек: «Точно полезно!» или «Может быть полезно». Материалы из второй карточки обсуждает команда на предмет полезности.

Модератор регулярно заходит в базу и проверяет все ссылки, которые накопились в «Распределителе». Дальше решает, что с ними делать — удалить или перенести в другую категорию и добавить описание по необходимости.

Система напоминаний и уведомлений. В первые несколько недель жизни база наполнялась на эмоциях. Позже популярность стала падать и в ней остался один модератор — я. Чтобы решить проблему внедрил систему напоминаний и уведомлений.

Основной канал общения — Slack. У него есть интеграция с Trello. Мы настроили все так, что при добавлении нового материала в командный чат Slack приходит уведомление. Изначально уведомления отправлялись в рабочий чат дизайнеров. Когда они начали жаловаться, что уведомления отвлекают, мы создали отдельный канал в Slack для уведомлений и добавили в него тех, кто хотел.

Каждую неделю на созвоне мы делимся опытом, впечатлениями, оцениваем работу. В начале каждой встречи я напоминаю о базе — спрашиваю о том, кто что добавил, что нового узнал, что мог бы предложить. Во время рабочего процесса также даю отсылки к базе.

Что получилось хорошо

Структура. Иерархия от производственного процесса до «элементарных знаний» хорошо себя показала. Материалы понятно структурированы и легко найти нужную ссылку.

Инструкция. Мы написали отдельную инструкцию, которая помогает новичкам понимать, как работает база и не ломать её.

Система напоминаний стимулирует команду пользоваться базой, а «Распределитель» помогает фильтровать бесполезные материалы и не захламлять базу.

Общая работа. Удобно, когда каждый член команды может участвовать в процессе. Нет отдельного человека, который занимается управлением знаниями — помогают все.

Что получилось плохо

Короткие описания. С простыми знаниями, которые можно описать одним предложением нет проблем. Но так бывает не всегда.

Например, в чек-листе три первые ссылки называются «Лучшие сайты мира по категориям». Почему названия одинаковы? По каким категориям? С чем связана иерархия №1, №2 и №3? Если объяснять, что автор карточки имел ввиду, это займет слишком много места, а формат чек-листа неудобен для массивного описания.

«Костыли» для больших файлов. База не очень удобна для размещения видео, фото или текстовых материалов. Проблема решается, если файлы загружать в облачное хранилище и оставлять ссылку в Trello. Но, опять же, это «костыль».

База знаний открыта. Есть риск, что члены команды удалят материалы из базы или добавят лишние, обходя «Распределитель».

Битые ссылки. Чем больше база, тем больше ссылок. Некоторые из них со временем становятся неактивными — битыми. Автоматической проверки на неактивные ресурсы и сайты у нас нет.

Статьи-агрегаторы. Иерархия базы предполагает, что мы движемся от общих знаний к «элементарным» — к ссылкам на определенный ресурс. Статьи-агрегаторы это материалы типа «12 лучших сервисов для дизайнера» или «999 полезных сайтов для вдохновения».

У команды есть склонность добавлять статьи-агрегаторы в базу, но они не несут никакой пользы, нарушают иерархию и рушат логику. Из «элементарного» знания мы попадаем в эту солянку, где нам опять приходится разбираться где, что и зачем.

Без доступа к интернету база недоступна. Сам Trello и все ссылки не работают без интернета. Даже заранее скачать её не получится.

Как улучшить систему

У нашей команда есть доступ к редактированию, потому что пока не было инцидентов с удалением чего-то важного. Но при желании можно ограничить доступ команды к редактированию материалов. Для этого создайте две доски: базу и «Распределитель». Сотрудники будут добавлять материалы в отдельную доску, из которой модератор переносит их в основную базу. В основной базе ограничьте права сотрудников на редактирование.

Использовать систему тегов в Trello. Теги это цветные блоки с названиями. Например, красный — книги, синий — ссылки, а зеленый — видеозаписи. Можно посмотреть на карточку и по цвету сразу понять, что в ней лежит. Теги помогают добавить дополнительный уровень структуризации в базе.

Использовать больше возможностей плагинов. Инструмент быстро развивается и наверняка в нём есть инструменты, которые помогут лично вам.

Выводы и рекомендации

Trello помог быстро организовать базу знаний. Все, что оставалось — собрать все ссылки из закладок.

База знаний в виде ссылок удобна для команды дизайнеров — материал находится за три клика. Также её удобно использовать как хранилище идей. Не только для дизайнеров, но, например, и для фронтенд-разработки, как мы выяснили.

Чем опытнее специалисты, тем реже они пользуются базой знаний. Когда человек уже насытился и обрел опыт, то использует свою насмотренность. Зато базой активно пользуются новички и быстрее учатся.

Без системы уведомлений активность снижается. Если не напоминать, не создавать информационный фон, то базой пользуются все реже и реже.

Также активность упала, потому что мы мигрировали из Trello в ПланФикс. Разъединилось рабочее пространство — сложнее возвращаться в Trello: приходится открывать вкладку и искать. Если рабочее пространство в базы не связано с другими, то активность в базе затухает.

На конференции KnowledgeConf 2020 Online мы также будем обсуждать, как создавать базы знаний: быстро, удобно, с удачными примерами и ошибками от других компаний (чтобы их избежать). Программа плотная и насыщенная: доклады, круглые столы, воркшопы с демонстрациями экрана, коллективные обсуждения, lightning talks. О программе мы подробно рассказывали в отдельном анонсе.

База знаний похожа на дом. Можно десятки лет строить огромный замок с кинотеатром, бассейном, бильярдной комнатой, шестью спальнями и гаражом. А можно построить простой одноэтажный дом по быстровозводимой технологии и расширяться по необходимости. С базами знаний также: можно долго наполнять и настраивать монументальный Confluence, а можно за вечер организовать удобное хранилище знаний в Trello, которое легко поддерживать и обновлять. Например, так поступили в команде веб-дизайнеров Atman Digital и остались довольны. Расскажу, как они используют базу знаний в Trello, в чем преимущества сервиса и кому подойдёт такой подход.

Примечание. Это конспект-расшифровка доклада Романа Хорина на KnowledgeConf 2019. Мне показался интересным доклад и подход Романа и я его разобрал.

Когда дизайнер выполняет коммерческий проект, у него возникает два вопроса: «Где я это видел?» и «Как это сделать?» У опытного специалиста есть насмотренность и визуальная память проектов и сервисов, которые он разрабатывал. Найти референс (пример) и понять, как реализовать проект, для него простая задача. Но у новичков такой памяти нет — им требуется постоянно изучать дизайн новых сайтов и сервисов. Для этого нужно много примеров: ссылок на сайты, ресурсы, каталоги, статьи и макеты.

В Atman Digital молодая команда дизайнеров. После выполнения нескольких заказов, возник вопрос: «Как организовать обмен опытом в команде?», чтобы расти и развиваться. Времени строить глубокую основательную базу не было. Но так как первые проекты вели в Trello, то команда уже была знакома с этим инструментом. Его и выбрали для организации базы знаний.

Структура Trello проста и интуитивно понятна: списки, карточки, чек-листы. Базу легко и быстро организовали и адаптировались к ней благодаря знакомому интерфейсу. В Trello легко систематизировать внешние ссылки, из которых и состоит база дизайнеров. Добавить что-то новое в базу также легко и понятно всей команде.

База в Atman Digital — это набор карточек с определённой иерархией. База разделена по разным категориям, в каждой из которых есть карточки с дополнительным подуровнем в виде чек-листов.

Первый уровень иерархии — разделение по рабочему процессу. Все проекты начинаются с аналитики и продолжаются прототипированием. Референсы и мудборд — визуальный стиль, который можно предложить клиенту. Дальше отрисовка дизайна и несколько этапов, которых нет на картинке.

Второй уровень — типы материалов. Это карточки внутри раздела, которые можно структурировать.

Система тегов в Trello. В Trello есть теги — цветные блоки с названиями. Если их использовать, то они помогают добавить дополнительный уровень структуризации в базе. Например, красный — книги, синий — ссылки, а зеленый — видеозаписи. Можно посмотреть на карточку и по цвету сразу понять, что в ней лежит.

На уровне ниже — в карточке — список материалов, которые используют в работе. В данном случае это сайты, с которых черпается вдохновение. Это «элементарные знания», которые уже нельзя разделить на составляющие.

Она построена на ссылках на другие сайты и онлайн-сервисы. Ссылками команда оцифровала всю информацию, которая требовались в качестве знаний: примеры работ, сервисы, статьи, видеозаписи, внутренние документы в Google Docs. Оцифровали, структурировали и собрали в одном месте.

Знания могут добавлять все, но сначала они проходят через «Распределитель». Это фильтр, который отсеивает бестолковое от полезного.

Когда участник команды увидел что-то интересное, он помещает это в «Распределитель» в одну из карточек: «Точно полезно!» или «Может быть полезно».

В базе есть отдельная роль «Модератор». Он регулярно заходит в базу и проверяет все ссылки, которые накопились в «Распределителе». Дальше решает, что с ними делать — удалить или перенести в другую категорию и добавить описание по необходимости.

База захламляется, если за ней не следить. Поэтому «Модератор» регулярно чистит базу и добавляет в неё что-то новое.

Система напоминаний и уведомлений. В первые несколько недель жизни база наполнялась на эмоциях. Позже популярность стала падать и в ней остался один модератор. Чтобы решить проблему внедрили систему напоминаний и уведомлений.

Основной канал общения команды — Slack. У него есть интеграция с Trello. В Atman Digital настроили всё так, что при добавлении нового материала в командный чат приходит уведомление. Изначально уведомления отправлялись в рабочий чат дизайнеров. Когда они начали жаловаться, что оповещения отвлекают, для них создали отдельный канал в Slack и добавили в него тех, кто хотел.

Каждую неделю на созвоне команда делится опытом, впечатлениями, оценивает работу. В начале каждой встречи модератор напоминает о базе — спрашивает о том, кто что добавил, что нового узнал, что мог бы предложить.

Ограничение доступа. У команда есть доступ к редактированию, потому что пока не было инцидентов с удалением чего-то важного. Но при желании можно ограничить доступ команды к редактированию материалов. Создаются две доски: сама база и «Распределитель». Сотрудники будут добавлять материалы в отдельную доску, из которой модератор переносит их в основную базу. В основной права сотрудников на редактирование можно ограничить.

Инструкция. Для новичков написали отдельную инструкцию, которая помогает понимать, как работает база и не ломать её.

Система напоминаний стимулирует команду пользоваться базой, а «Распределитель» помогает фильтровать бесполезные материалы и не захламлять доску.

Общая работа. Удобно, когда каждый член команды может участвовать в процессе созданий знаний. Нет отдельного человека, который занимается управлением знаниями — помогают все.

Например, в чек-листе три первые ссылки называются «Лучшие сайты мира по категориям». Непонятно, почему названия одинаковы и как структурированы, с чем связана иерархия №1, №2 и №3. Если объяснять, что автор карточки имел ввиду, это займет слишком много места, а формат чек-листа неудобен для массивного описания.

«Костыли» для больших файлов. База неудобна для размещения видео, фото или текстовых материалов. Проблема решается, если файлы загружать в облачное хранилище и оставлять ссылку в Trello. Но, опять же, это «костыль».

Битые ссылки. Чем больше база, тем больше ссылок. Некоторые из них со временем становятся неактивными — битыми. Автоматической проверки на неактивные ресурсы и сайты в команде нет.

Статьи-агрегаторы. Иерархия базы идет от общих знаний к «элементарным», к ссылкам на определенный ресурс. Статьи-агрегаторы это материалы типа «12 лучших сервисов для дизайнера» или «999 полезных сайтов для вдохновения». У команды есть склонность добавлять статьи-агрегаторы в базу, но они не несут никакой пользы, нарушают иерархию и рушат логику. В «солянке» агрегаторов опять приходится разбираться где, что и зачем.

Без доступа к интернету база недоступна. Сам Trello и все ссылки не работают без интернета. Даже заранее скачать не получится.

Trello помогает быстро организовать базу знаний. Все, что остается — собрать все ссылки из закладок. Заодно, легко протестировать — нужна команде база или нет.

База знаний в виде ссылок удобна для команды дизайнеров — материал находится за три клика. Также её удобно использовать как хранилище идей для фронтенд-разработки или менеджеров.

Без системы уведомлений активность в базе знаний затухает. Если не напоминать, не создавать информационный фон, то базой пользуются все реже и реже.

Кроме доклада о Trello на KnowledgeConf было много других интересных докладов. Например, как управляют знаниями в Росатоме, база знаний в фармкомпании или адаптируют новичков в Badoo. Выжимку из докладов можно посмотреть в статье «Как экономить деньги и работать эффективнее —13 лайфхаков управления знаниями» Посмотреть их можно на YouTube в отдельном плэйлисте, а познакомиться с тем, что вообще такое управление знаниями в статье «Как сэкономить с управлением знаниями и решить 4 типичные проблемы бизнеса».

Особенно интересно было посмотреть и почитать расшифровку доклада от КРОК. Это одна из немногих компаний в России, кто профессионально занимается управлением знаниями — они на этом зарабатывают деньги. В статье «Холистическое управление знаниями в IT-компании» много интересного: база знаний, которой никто не управляет, конструктор лендингов для сотрудников, внутренний магазин, чат-боты для новичков, онлайн-курсы и своя видеостудия.

Читайте также: